কমিটি চালু হয়ে গেলে আমানতে আসলে তিন ধরনের কাজ থাকে: লেখা, মিলিয়ে দেখা, আর দেখানো। কে কোনটা করেন তা পদবীর ওপর নির্ভর করে, তবে একটি সাধারণ সপ্তাহ মোটামুটি এরকম।
যিনি টাকা তোলেন: লেখা
জুমার পর দানবাক্স গোনা হলো — ওখানে দাঁড়িয়েই যোগ → আয় চেপে অঙ্কটা লিখে ফেলুন। কেউ নাম বলে দান দিলে দাতার নাম লিখুন; না বললে খালি রাখুন। বিদ্যুৎ বিল দিলেন? যোগ → ব্যয়, অঙ্ক, খাত, কোন হিসাব থেকে গেল। বিশ সেকেন্ডের কাজ।
কেউ চাল, একটা ফ্যান বা কোরবানির পশু দিলে সেটা পণ্য অনুদান হিসেবে লিখুন — কী দিলেন, কতটা, আনুমানিক দাম। নগদের হিসাবের সঙ্গে মিশবে না, কিন্তু খাতায় থাকবে।
ভুল হলে? অনুমোদনের আগে এন্ট্রি বদলানো যায়। অনুমোদনের পরে বদলানো যায় না — তখন একটি বিপরীত এন্ট্রি দিন, দুটোই খাতায় থাকবে। চুপচাপ সংখ্যা বদলানোর কোনো পথ ইচ্ছে করেই রাখা হয়নি।
যিনি মিলিয়ে দেখেন: অনুমোদন
দিনের শেষে সাধারণ সম্পাদক বা সভাপতি অনুমোদন পাতায় একবার তাকান। প্রতিটি এন্ট্রির পাশে দুটো বোতাম: অনুমোদন, আর ফেরত। কিছু ঠিক না লাগলে একটা নোট লিখে ফেরত পাঠান — যিনি লিখেছেন তিনি নোটটা দেখবেন, ঠিক করে আবার পাঠাবেন।
অনুমোদন দেওয়ামাত্র তিনটি জিনিস ঘটে: টাকাটা ব্যালেন্সে যোগ হয়, রসিদ নম্বর পড়ে, আর দাতার ফোনে ধন্যবাদের এসএমএস যায়। ড্যাশবোর্ডে “অনুমোদনের অপেক্ষায়” সংখ্যাটা শূন্য থাকলে বুঝবেন সব হালনাগাদ।
দাতা আর অঙ্গীকার
কেউ বছরে বারো হাজার টাকা মাসে মাসে দেবেন বলেছেন? অঙ্গীকার পাতায় লিখে রাখুন — কার, কত, কত দিন পর পর। এরপর প্রতিটি দান নিজে থেকেই অঙ্গীকারের ঘরে জমা হয়, আর কার কত বাকি তা এক নজরে দেখা যায়।
মাসের শেষে বাকি থাকলে রিমাইন্ডার এসএমএস পাঠাতে পারেন — এক দাতাকে একটাই বার্তা, যাতে তাঁর সব বকেয়া একসঙ্গে থাকে। দাতার ফোন নম্বর কেবল সেই পদবীগুলোই দেখে যাদের দরকার; বাকিরা দেখেন শুধু নাম।
মিটিংয়ের আগে: রিপোর্ট
রিপোর্ট পাতায় মাস বা বছর বেছে নিলে খাত, তহবিল আর হিসাব অনুযায়ী মোট আয়-ব্যয় পাবেন — ড্যাশবোর্ডের অঙ্কগুলোই, শুধু গুছিয়ে। ছাপার বোতামটা চাপলে যে পাতা বের হয় সেটা সরাসরি মিটিংয়ে দেওয়ার মতো।
মাস শেষ হয়ে গেলে হিসাবকাল বন্ধ করে দিন; বন্ধ মাসে আর কিছু ঢুকবে না। কমিটি বদলালে হস্তান্তর বিবরণী ছাপুন — নতুন কমিটি ঠিক কী বুঝে নিল, তার সই করা কাগজ।
দাতাদের দেখানো: পাবলিক পাতা
সেটআপ → পাবলিক পাতা থেকে ঠিক করুন কী দেখাবেন: বছরের হিসাবের সারসংক্ষেপ, কমিটির তালিকা, দানের জন্য বিকাশ বা নগদের কিউআর। ঠিকানাটা পোস্টারে বা এসএমএসে দিয়ে দিন। যে দাতা জানতে চান টাকাটা কোথায় গেল, তিনি নিজেই দেখে নেবেন — কাউকে ফোন করতে হবে না।
একটা অভ্যাস
যেদিন টাকা এল, সেদিনই লেখা। আর যিনি অনুমোদন দেন, তিনি প্রতিদিন একবার অনুমোদন পাতায় তাকানো। এই দুটো অভ্যাস থাকলে বছর শেষে হিসাব মেলাতে একটা বিকেলও লাগে না — কারণ হিসাব সারা বছরই মেলানো ছিল।