আমানতে আসলে চার ধরনের এন্ট্রি আছে: আয়, ব্যয়, দানের জিনিস, আর এক হিসাব থেকে আরেক হিসাবে স্থানান্তর। চারটেই নিচের সবুজ যোগ বোতাম থেকে শুরু। আর চারটেরই মূল কথা এক: খাতটা ঠিকমতো বাছুন — তহবিল আর হিসাব নিজে থেকে বসে যাবে, আর মোট হিসাব নিজে থেকে বদলাবে।
আয়
অঙ্ক, খাত (জুমার দান, যাকাত, ভাড়া…), আর সম্ভব হলে কে দিলেন। খাত বাছলেই দেখবেন তহবিল আর হিসাব ভরে গেছে — যাকাত খাতে যাকাত তহবিল, নগদে তোলা টাকা নগদ হিসাবে। ব্যাংকে জমা পড়লে হিসাবটা বদলে দিন। তারিখ আজকের থাকে; আগের দিনের হলে বদলান।
দাতার নাম লেখার ঘরে প্রথম দু-তিনটে অক্ষর লিখলেই আগের দাতারা আসবেন। নতুন নাম হলে ওখানেই তৈরি হয়ে যায়। নাম ছাড়া দান — দানবাক্সের টাকা — দাতা খালি রেখে দিন।
ব্যয়
একই জিনিস, উল্টো দিকে: অঙ্ক, খাত (বিদ্যুৎ, ইমামের বেতন, মেরামত), কোন হিসাব থেকে গেল, আর কাকে দিলেন। যাকাত তহবিল থেকে বিদ্যুৎ বিল দিতে গেলে অ্যাপ আটকে দেবে — নির্দিষ্ট তহবিল কেবল তার নিজের কাজেই খরচ হয়। এটা কোনো সেটিং নয়, নিয়ম।
দানের জিনিস
কেউ চাল দিলেন, কেউ একটা সিলিং ফ্যান, কেউ কোরবানির ছাগল। এগুলো টাকা নয়, তাই আয় হিসেবে লিখলে নগদের হিসাব মিথ্যে হয়ে যায়। পণ্য অনুদান বেছে নিন: কী, কতটা, আনুমানিক দাম, কে দিলেন। খাতায় থাকবে, ব্যালেন্সে মিশবে না।
পরে জিনিসটার কী হলো, সেটাও লেখা যায়: বিক্রি (তখন টাকাটা আয় হয়ে হিসাবে ঢোকে) বা ব্যবহার (মাহফিলে চালটা রান্না হলো)। দুটোই এক চাপে, আর দুটোই সেই দানের ঘরে লেখা থাকে।
স্থানান্তর
নগদ থেকে ব্যাংকে জমা দিলেন? সেটা আয়ও না, ব্যয়ও না — স্থানান্তর। কোথা থেকে, কোথায়, কত। একটা এন্ট্রি, দুই হিসাবই ঠিক হয়ে যায়। অনেক কমিটি এটাকে ভুল করে ব্যয় হিসেবে লেখে, আর বছর শেষে টাকা “হারিয়ে” যায়।
ভুল হলে
- অনুমোদনের আগে: এন্ট্রি খুলে বদলে ফেলুন, বা যিনি অনুমোদন দেন তিনি নোটসহ ফেরত পাঠাবেন।
- অনুমোদনের পরে: এন্ট্রি আর বদলানো যায় না। বিপরীত এন্ট্রি দিন — আসলটা থাকে, বিপরীতটাও থাকে, দুটো মিলে শূন্য। তারপর সঠিকটা নতুন করে লিখুন।
এটা অসুবিধা নয়, সুবিধা: বছর শেষে কেউ যদি জিজ্ঞেস করেন “এই অঙ্কটা কেন বদলেছিল”, উত্তর খাতাতেই লেখা আছে।
রসিদ ও বিল সঙ্গে রাখা
বিদ্যুৎ বিলের কাগজটার ছবি তুলে এন্ট্রির সঙ্গে জুড়ে দিন — পরে কাগজ খুঁজতে হবে না। এটা সহযোগী প্ল্যানের অংশ।
সব মিলিয়ে একটি এন্ট্রিতে বিশ সেকেন্ড। মাসে ষাটটা এন্ট্রি মানে বিশ মিনিট — আর মাস শেষে মেলানোর কিছু নেই, কারণ মেলানোই ছিল।