বেশিরভাগ কমিটির টাকার একটা বড় অংশ আসে কথা দিয়ে: “আমি মাসে এক হাজার দেব”, “বছরে বারো হাজার”, “নির্মাণে পঞ্চাশ হাজার, তিন কিস্তিতে”। কথাগুলো খাতার এক কোণে লেখা থাকে, আর কার কত বাকি তা মনে রাখেন একজন। আমানতে এই মনে রাখার কাজটা সিস্টেমের।
দাতার ধরন
প্রতিটি দাতার পাতায় একটা ধরন বেছে নেওয়া যায়: পৃষ্ঠপোষক, আজীবন সদস্য, নিয়মিত, বা মাঝেমধ্যে। এটা দাতাকে ছোট-বড় করার জন্য নয় — তালিকা ছাঁকার জন্য। “আজীবন সদস্যদের সবাইকে ঈদের শুভেচ্ছা” বা “নিয়মিত দাতাদের মধ্যে কে এ মাসে দেননি” — এক চাপে।
দাতার পাতায় আরও তিনটে সুইচ আছে, সবই পাবলিক পাতার জন্য: নাম দেখাবেন কি না, নাম না দেখিয়ে “একজন দাতা” লিখবেন কি না, আর যোগাযোগের তথ্য দেখাবেন কি না। ভেতরে যাঁরা কাজ করেন তাঁরা সবসময় আসল নামই দেখেন।
অঙ্গীকার লেখা
অঙ্গীকার পাতায়: কে, কত, কত দিন পর পর — একবারের, মাসিক, ত্রৈমাসিক বা বার্ষিক — আর কোন খাতে ও তহবিলে। জিনিসের অঙ্গীকারও লেখা যায়: “মাসে পাঁচ বস্তা চাল”, টাকার অঙ্ক ছাড়াই।
এরপর ওই দাতার প্রতিটি দান লেখার সময় অ্যাপ জিজ্ঞেস করবে কোন অঙ্গীকারের কিস্তি — বেছে নিলেই জমা পড়ে যায়। কোন মাস দেওয়া হয়েছে, কোন মাস বাকি, দাতার পাতায় সারি ধরে দেখা যায়।
তাগাদা, ভদ্রভাবে
মাসের শেষে অঙ্গীকার পাতা থেকে বকেয়া আছে এমন দাতাদের বেছে রিমাইন্ডার এসএমএস পাঠান। একজন দাতার যতগুলো অঙ্গীকারই থাকুক, বার্তা যায় একটাই, সব বকেয়া একসঙ্গে — কাউকে দিনে তিনটে এসএমএস পাঠিয়ে বিরক্ত করার উপায় নেই। কে কবে কাকে রিমাইন্ডার পাঠিয়েছেন তা পাশে লেখা থাকে, যাতে দুজন একই দাতাকে দুবার না পাঠান।
কোনো দাতা এসএমএস চান না? তাঁর পাতায় সুইচটা বন্ধ করে দিন — রসিদও যাবে না, রিমাইন্ডারও না।
কার কত বাকি
অঙ্গীকার পাতার ওপরেই মোট বকেয়া, আর রিপোর্টে অঙ্গীকার বনাম আদায়। হস্তান্তর বিবরণীতেও এটা থাকে — নতুন কমিটি জানে কার কাছে কত পাওনা, প্রথম দিন থেকেই।